Le bilan de mi-parcours aide les équipes et les entreprises à vérifier ce qui a été réalisé et à prendre les mesures nécessaires pour garder le cap. Source d’améliorations ou de rectifications, ce bilan donne aussi l’opportunité à un responsable d’équipe d’interagir avec son équipe. Une interaction qui repose sur un discours positif afin de trouver collectivement des solutions et des améliorations.
Un bon moment pour faire le bilan
Les mois d’été sont souvent synonymes d’accalmie pour les entreprises. Ils offrent donc une occasion unique de récupérer mais aussi de prendre un peu de hauteur ou, si vous préférez, de lever le nez du guidon. Un premier semestre s’est en effet écoulé, le moment est donc venu de se retourner et de faire le bilan sur les 6 premiers mois de l’année.
Ce bilan à mi-parcours est une sorte d’analyse d’un passé proche. Il permet de faire le point à un instant T afin de mettre en place d’éventuelles améliorations. De la sorte, l’entreprise met toutes les chances de son côté pour atteindre les résultats qu’elle s’est fixés.
Sur papier, cette prise de hauteur semble aisée. Pourtant, en pratique, l’exercice reste souvent compliqué. Pour une bonne raison, il est tout simplement difficile de regarder avec objectivité des comportements ou des méthodes de travail qui font partie intégrante de notre quotidien.
Les étapes clés pour réussir un bilan de mi-parcours
Le bilan de mi-parcours, comme toute interaction entre les membres de l’équipe, doit rester un moment d’échanges. En d’autres termes, il est important d’éviter la subjectivité et les jugements de valeur. Pour réaliser facilement ce bilan, je vous suggère d’en définir l’objet et de procéder ensuite en deux étapes. Dans les explications que je vous fournis ci-dessous, je prends pour objet de mon bilan “la satisfaction des clients”.
Un débriefing positif sur la période écoulée
Il s’agit ici de lister toutes les actions qui ont permis de satisfaire pleinement les clients. Cette liste est établie avec les personnes qui sont en contact direct avec les clients. Elles sont en effet en première ligne et connaissent très bien les motifs de satisfaction de la clientèle.
Pour réussir cette étape, je vous invite à vous mettre en mode débriefing positif, c’est-à-dire de vous concentrer uniquement sur les réussites. Vous pouvez, par exemple, poser le type de questions suivantes :
- Qu’avons-nous très bien fait ces six premiers mois ?
- Qu’est-ce qui a bien marché et que pouvons-nous refaire sans hésiter ?
- À quel moment nos clients ont été satisfaits, voire très satisfaits, et qu’avons-nous fait pour arriver à cette haute satisfaction ?
La liste des améliorations possibles
La participation de l’équipe au complet est requise pour cette deuxième étape. Chacun peut proposer des améliorations à mettre en place au cours du second semestre. Assurez-vous que les améliorations proposées sont acceptables pour l’ensemble des partenaires autour de la table.
J’insiste sur ce point en attirant votre attention sur l’importance d’une adhésion totale et entière. N’oubliez pas que ce qui vous apparaît comme une petite amélioration facile constitue peut-être un changement profond dans l’équilibre de travail des personnes concernées.
Si les personnes amenées à mettre en place l’amélioration n’y gagnent rien, et je ne parle pas d’argent, mais de confort ou de facilité dans l’exécution des tâches, vous risquez l’obstruction. S’il y a obstruction, ou résistance, le changement ne se mettra pas en place !
Le bilan de mi-parcours permet de lister ce qui a fonctionné afin de s’appuyer sur ces réussites pour améliorer ce qui doit l’être.
La liberté d’expression dans une perspective positive
L’adhésion des personnes concernées est donc nécessaire. Ceci implique toutefois que ces personnes se sentent libres d’exprimer leur point de vue. Qu’elles puissent le faire en parlant vrai sans jugements d’autrui ou lamentations stériles.
Or, le “parler vrai” ne va pas de soi. Il peut même sembler difficile pour certains. Comme l’on dit parfois, “toute vérité n’est pas bonne à dire”. Sans entrer dans de longs débats philosophiques sur la question, disons tout de suite qu’un manager, un chef d’équipe, a tout intérêt à encourager ce “parler vrai” mais toujours en respectant une règle d’or : aborder la discussion sous un angle positif.
La méthode qui consiste à parler de choses positives, de ce que nous faisons bien et de ce que nous allons encore faire mieux, est un moyen de renforcer la confiance, d’augmenter la cohésion d’équipe, de stimuler les motivations individuelles et, in fine, de favoriser l’amélioration continue.
Rien moins que ça ! Croyez-moi, je n’exagère rien. J’ai vécu des dizaines de situations où le dialogue était bloqué entre un responsable et son équipe. Le simple fait d’enclencher une autre dynamique de discussion, de remplacer le blâme et la récrimination par la mise en avant des réussites et la célébration des victoires, a complètement bouleversé la donne.
Tout manager peut encourager l’expression au sein de son équipe en créant un environnement où chacun se sent libre d’exprimer un point de vue, de soumettre des propositions.
Trois astuces pour donner une tonalité positive à la discussion
Vous n’avez pas l’habitude de ce type d’interactions avec votre équipe. Vous ne voyez pas trop comment aborder les réunions ou les tête-à-tête avec un discours positif ? Voici trois astuces que vous pouvez appliquer pour donner une autre tonalité à la discussion.
1. Parlez de vos propres erreurs
Osez évoquer les erreurs que vous avez commises, parlez des décisions que vous avez prises ou les actions que vous avez entreprises et qui n’étaient bonnes ni pour votre équipe, ni pour vos clients. En montrant des exemples d’erreurs dont vous avez pris conscience, vous soulignez un point possiblement problématique sans blâmer qui que ce soit.
Expliquez ensuite les actions que vous allez entreprendre pour rectifier la situation. Impliquez les membres de votre équipe. Demandez-leur des pistes d’amélioration pour vous aider à résoudre le problème.
2. Remerciez les personnes
Remerciez les personnes qui proposent des pistes d’améliorations possibles. Vous les encouragez ainsi à partager leurs idées et, donc, à participer à l’amélioration continue des processus ou méthodes de travail.
En créant un environnement dans lequel les personnes se sentent à l’aise pour exprimer leurs idées, vous favorisez l’esprit d’ouverture et de collaboration.
3. Soutenez les améliorations
Nous sommes en 2024, les ordres strictes, le « command and control » est une méthode de management complètement dépassée. Aujourd’hui, le manager a pour rôle d’aider les personnes à très bien faire leur travail, à se développer et à améliorer leurs compétences.
Pour les aider, justement, posez-leur régulièrement quelques questions de type : comment puis-je t’aider à satisfaire le client, à mettre en place telle ou telle amélioration ? En tant que manager, si vous posez régulièrement des questions ouvertes, si vous encouragez chacun à s’exprimer, alors vous actionnez un levier puissant pour apporter des améliorations continues.
Dans un prochain article, j’aborderai la question de la vision à plus long terme. En attendant, si le sujet du dialogue positif avec l’équipe vous intéresse, je vous invite à lire l’article que j’ai consacré aux messages à donner aux équipes pour préserver leur motivation. Des messages qui dépassent largement le cadre du bilan à mi-parcours et s’inscrivent dans le quotidien des managers du 21ème siècle.
Lire l’article “Préserver la motivation des équipes en donnant les bons messages”
